উৎপাদন বিভাগ ক্রয় বিভাগের সাথে যে পদ্ধতিতে যোগাযোগ রক্ষা করে সে সম্পর্কে বিশ্লেষণ করো।

উত্তর: উদ্দীপকের 'লং বিচ লিমিটেড'-এর উৎপাদন বিভাগ ক্রয় বিভাগের সাথে ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করে। ই-মেইল (E-mail)-এর পূর্ণরূপ হলো- Electronic mail এ পদ্ধতিতে ইন্টারনেটের মাধ্যমে দ্রুত তথ্য বিনিময় করা যায়। এক্ষেত্রে প্রেরক ও প্রাপক উভয়ের নির্দিষ্ট ই-মেইল ঠিকানার প্রয়োজন হয়। এ ধরনের যোগাযোগ ব্যবস্থায় তথ্য স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করে রাখা যায়। উদ্দীপকের 'লং বিচ লিমিটেড' হোটেল ব্যবসায়সংক্রান্ত একটি প্রতিষ্ঠান এ বছর এটি সেবার মান ৫% বাড়ানোর পরিকল্পনা নিয়েছে। এজন্য বাড়তি অর্থ প্রয়োজন। তাই অর্থ বিভাগ উৎপাদন বিভাগকে প্রয়োজনীয় বাজেট বরাদ্দ দেয়। এ বিষয়টি উৎপাদন বিভাগ আবার ক্রয় বিভাগকে ই-মেইলের মাধ্যমে জানিয়ে দেয়। ই-মেইল ব্যবহারের কারণে উৎপাদন ও ক্রয় বিভাগের মধ্যে দ্রুত যোগাযোগ সম্পন্ন হয়েছে। এতে প্রয়োজনীয় তথ্য দু'টি বিভাগে সংরক্ষিত থাকবে। ফলে তথ্য ভুলভাবে উপস্থাপনের কোনো সুযোগ থাকবে না। ভবিষ্যতে কোনো ঝামেলা হলে তথ্য বের করে প্রমাণ হিসেবে দেখানো যাবে। এ ব্যবস্থায় যেকোনো স্থানে বসে ব্যবসায়সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত দ্রুত নেওয়া যায়। এতে সময় ও খরচ সাশ্রয় হয়। অতএব, ব্যবসায়িক যোগাযোগে উৎপাদন ও ক্রয় বিভাগের ই- মেইল মাধ্যমটির ব্যবহার যুক্তিসঙ্গত হয়েছে।

HSC Management 2nd Paper CQ — Prosthuti প্রশ্নব্যাংক