ই-মেইল বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উত্তর: খইন্টারনেটের সাহায্যে এক কম্পিউটার থেকে অন্য কম্পিউটারে তথ্যের আদান-প্রদানকেই ই-মেইল বলে। এর মাধ্যমে যোগাযোগে প্রেরক এবং প্রাপক উভয়ের কম্পিউটারে ইন্টারনেট সংযুক্ত থাকতে হয়। যখন প্রাপকের কম্পিউটার একটি সংবাদ নেয়, তখনই তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্পিউটারের মেইল বক্সে জমা হয়। পরে প্রাপক তার সুবিধাজনক সময়ে মেইল বক্স থেকে সংবাদটি দেখতে ও পড়তে পারেন।
HSC Management 2nd Paper CQ — Prosthuti প্রশ্নব্যাংক
HSC · Management 2nd Paper · সৃজনশীল
ই-মেইল বলতে কী বোঝায়? ব্যাখ্যা করো।
উদ্দীপক
কক্সবাজারের সমুদ্র উপত্যকায় অবস্থিত “লং বিচ লিমিটেড' হোটেল ব্যবসায়সংক্রান্ত একটি প্রতিষ্ঠান। ২০১৮ সালে প্রতিষ্ঠানটি সেবার মান ৫% বাড়ানোর পরিকল্পনা নিয়েছে। সে লক্ষ্যে উৎপাদন বিভাগ অর্থ বিভাগের কাছে অতিরিক্ত বাজেট বরাদ্দের জন্য চিঠি দিয়েছে। অর্থবিভাগ প্রয়োজনীয় বাজেট বরাদ্দ করলে উৎপাদন বিভাগ তা ক্রয় বিভাগকে ই-মেইলের মাধ্যমে জানিয়ে দেয়।
Rajshahi, jessore, comilla, chittagong, barisal · 2018
উত্তর
খইন্টারনেটের সাহায্যে এক কম্পিউটার থেকে অন্য কম্পিউটারে তথ্যের আদান-প্রদানকেই ই-মেইল বলে।
এর মাধ্যমে যোগাযোগে প্রেরক এবং প্রাপক উভয়ের কম্পিউটারে ইন্টারনেট সংযুক্ত থাকতে হয়। যখন প্রাপকের কম্পিউটার একটি সংবাদ নেয়, তখনই তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্পিউটারের মেইল বক্সে জমা হয়। পরে প্রাপক তার সুবিধাজনক সময়ে মেইল বক্স থেকে সংবাদটি দেখতে ও পড়তে পারেন।
উত্তর
উদ্দীপকের উৎপাদন বিভাগ অর্থ বিভাগের কাছে যে চিঠি ইস্যু করেছে, তা সমান্তরাল (Horizontal) যোগাযোগের অন্তর্ভুক্ত।
এ যোগাযোগ ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের (উৎপাদন, ক্রয়, বিক্রয়, অর্থ প্রভৃতি) সমান মর্যাদার কর্মকর্তাদের মধ্যে তথ্য বিনিময় হয়ে থাকে। এতে তাদের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্কের উন্নয়ন হয়। ফলে সঠিকভাবে তথ্য বিনিময় করা সম্ভব হয়।
উদ্দীপকের কক্সবাজারের 'লং বিচ লিমিটেড' হোটেল ব্যবসায় সংক্রান্ত একটি প্রতিষ্ঠান। ২০১৮ সালে প্রতিষ্ঠানটি সেবার মান ৫% বাড়ানোর পরিকল্পনা নিয়েছে। তাই উৎপাদন বিভাগ অর্থ বিভাগের কাছে অতিরিক্ত বাজেট বরাদ্দের জন্য চিঠি দেয়। এ চিঠি অনুযায়ী অর্থ বিভাগ প্রয়োজনীয় বাজেট বরাদ্দ করে। এক্ষেত্রে বিভাগ দু'টির কর্তৃত্ব, ক্ষমতা ও মর্যাদা একই পর্যায়ের। এগুলো পারস্পরিক যোগাযোগের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কাজ সমন্বয় করে। এতে যোগাযোগ প্রক্রিয়া সমান্তরাল ধরনের হয়। সুতরাং বলা যায়, 'লং বিচ লিমিটেড'-এ সমান্তরাল যোগাযোগের মাধ্যমে চিঠি ইস্যু করা হয়েছে।
উত্তর
উদ্দীপকের 'লং বিচ লিমিটেড'-এর উৎপাদন বিভাগ ক্রয় বিভাগের সাথে ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগ করে।
ই-মেইল (E-mail)-এর পূর্ণরূপ হলো- Electronic mail এ পদ্ধতিতে ইন্টারনেটের মাধ্যমে দ্রুত তথ্য বিনিময় করা যায়। এক্ষেত্রে প্রেরক ও প্রাপক উভয়ের নির্দিষ্ট ই-মেইল ঠিকানার প্রয়োজন হয়। এ ধরনের যোগাযোগ ব্যবস্থায় তথ্য স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করে রাখা যায়।
উদ্দীপকের 'লং বিচ লিমিটেড' হোটেল ব্যবসায়সংক্রান্ত একটি প্রতিষ্ঠান এ বছর এটি সেবার মান ৫% বাড়ানোর পরিকল্পনা নিয়েছে। এজন্য বাড়তি অর্থ প্রয়োজন। তাই অর্থ বিভাগ উৎপাদন বিভাগকে প্রয়োজনীয় বাজেট বরাদ্দ দেয়। এ বিষয়টি উৎপাদন বিভাগ আবার ক্রয় বিভাগকে ই-মেইলের মাধ্যমে জানিয়ে দেয়।
ই-মেইল ব্যবহারের কারণে উৎপাদন ও ক্রয় বিভাগের মধ্যে দ্রুত যোগাযোগ সম্পন্ন হয়েছে। এতে প্রয়োজনীয় তথ্য দু'টি বিভাগে সংরক্ষিত থাকবে। ফলে তথ্য ভুলভাবে উপস্থাপনের কোনো সুযোগ থাকবে না। ভবিষ্যতে কোনো ঝামেলা হলে তথ্য বের করে প্রমাণ হিসেবে দেখানো যাবে। এ ব্যবস্থায় যেকোনো স্থানে বসে ব্যবসায়সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত দ্রুত নেওয়া যায়। এতে সময় ও খরচ সাশ্রয় হয়। অতএব, ব্যবসায়িক যোগাযোগে উৎপাদন ও ক্রয় বিভাগের ই- মেইল মাধ্যমটির ব্যবহার যুক্তিসঙ্গত হয়েছে।